Zoom es un excelente servicio de videoconferencia y sin él y los de rivales como WebEx, nuestra economía estaría en más problemas de los que está. La compañía ha abierto nuevas perspectivas de oportunidades para derribar el muro entre el trabajo y el hogar.

Aún así, pasar horas al día en reuniones de Zoom crea fatiga de Zoom. Se consume energía para liderar o participar en horas de reuniones grabadas a menudo con una cámara en su cara y su entorno.

La pérdida de energía es mayor cuando hay pocas oportunidades para caminar o relajarse, la intensa concentración requerida para realizar un seguimiento de todo lo que sucede en su reunión mientras su jefe y sus compañeros observan sus expresiones faciales y su lenguaje corporal.

Dado que el trabajo desde casa parece estar aquí en el futuro previsible, y puede persistir después de que los científicos desarrollen vacunas y tratamientos para Covid-19, la fatiga del zoom seguirá siendo un problema. ¿Cómo es eso? Según PWC, el 83% de los trabajadores de oficina quieren seguir trabajando desde casa al menos un día a la semana incluso después de que Covid-19 no sea una preocupación.

Para las empresas con equipos híbridos, que consisten en algunas personas que trabajan en la oficina y otras que trabajan desde casa, la solución para prevenir los grupos de empleados “dentro” y “fuera” fue fomentar la colaboración continua.

Las videoconferencias utilizadas para facilitar dicha colaboración agotaron a los trabajadores. Según Fast Company, los cerebros de las personas deben trabajar mucho más en tales reuniones para procesar todos los sonidos e imágenes en una videoconferencia y para “compensar todas las señales no verbales [las personas] que faltan en las interacciones en persona”.

Aquí hay tres cosas que los líderes pueden hacer para aliviar la fatiga de Zoom.

1. Reemplace las videoconferencias tradicionales con videoconferencias breves y sin agenda.

Una idea es encender una cámara en una sala de conferencias de la oficina durante un período de tiempo específico durante el día varias veces a la semana. Como sugirió Fast Company, estas reuniones no deben tener agendas detalladas, límites de tiempo estrictos o expectativas de que las personas se unan o respondan.

De esta manera, un equipo híbrido puede simular momentos de intercambio no planificado de ideas valiosas mientras evita la fatiga de Zoom. Dado que las personas que participan en estas reuniones lo hacen voluntariamente en sus propios horarios, las que sí contribuyen tienden a agregar más valor a la conversación. .

2. Reduzca la timidez y la ansiedad por el desempeño al no esperar respuestas.

Una de las razones por las que la videoconferencia no estructurada puede generar ideas más creativas y efectivas es que reemplaza la autoconciencia y la ansiedad por el desempeño con una escucha más profunda, mayor atención a los participantes de la reunión y soluciones más creativas y efectivas.

El mes pasado le pregunté a un estudiante de mi clase qué cree que es un buen líder de equipo. Dijo que un buen líder escucha a los miembros del equipo y busca una solución basada en una comprensión profunda de sus diferentes objetivos y valores.

Si bien las videoconferencias basadas en la agenda pueden enfrentar a los participantes de la reunión entre sí para ver quién puede prevalecer en un concurso de ideas, las videoconferencias no estructuradas pueden resaltar las cualidades de liderazgo de todos los miembros del equipo.

3. Enseñe a la gente a escuchar en lugar de concentrarse en su próxima respuesta.

Para reducir la fatiga de Zoom, la celebración de reuniones opcionales no estructuradas es más eficaz si los participantes están capacitados para escuchar, en lugar de centrarse en lo que van a decir a continuación.

Francesca Gino, profesora de la Escuela de Negocios de Harvard, ha descubierto en su investigación que en las reuniones tradicionales, los participantes se ponen más ansiosos cuando hay una breve pausa en la reunión. Sin embargo, cuando las personas están capacitadas para escuchar, las pausas se convierten en oportunidades para pensar más profundamente en las soluciones.

Es más, si alguien no está obligado a unirse a una reunión y, en cambio, siente que tiene la agencia para asistir o no, se siente más en control y es probable que participe de manera más constructiva que si la reunión fuera obligatoria.

Esto me recuerda una historia del presidente de Southwest Airlines a quien entrevisté para mi libro de 2004, Value Leadership. Me dijo que Southwest entrevistaría a empleados potenciales en grupos. Los empleados que se enfocaron únicamente en su presentación al grupo no fueron contratados. Los que animaron a todos los demás presentadores consiguieron la ventaja.

Esto me sugiere que las videoconferencias estructuradas obligatorias de Zoom absorben energía de las personas porque enfrentan a los participantes entre sí. La reunión no estructurada, por el contrario, saca a relucir las habilidades de liderazgo de quienes eligen participar.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son las suyas propias, no las de Inc.com.

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