Por James Gilmer

La pandemia de COVID-19 ha cambiado nuestra forma de hacer negocios. Las empresas de los Estados Unidos han adoptado políticas y procedimientos para garantizar el funcionamiento continuo y la seguridad de los empleados. En particular, muchas empresas se han trasladado a un entorno de trabajo remoto. Si bien un arreglo remoto tiene muchos beneficios, los propietarios de pequeñas empresas deben tener en cuenta las consideraciones de cumplimiento.

En particular, los propietarios de pequeñas empresas deben tomarse este tiempo para revisar a sus agentes registrados en cada estado. El agente registrado es un punto de contacto legalmente designado para una empresa en el registro estatal. Cuando los tribunales, los servidores de procesos y las agencias estatales quieren ponerse en contacto con su empresa, casi siempre se comunicarán con el agente registrado.

En casi todos los estados, el agente registrado debe mantener una dirección física y estar disponible para recibir avisos legales y gubernamentales durante el horario comercial habitual. Los documentos, como la notificación del proceso, las citaciones y los embargos de salario se entregan al agente registrado en persona. Por lo general, requieren la firma de una persona en el lugar para confirmar la recepción. Estos documentos son urgentes y, por lo general, requieren una respuesta o acción en unos pocos días o semanas.

A la luz de COVID-19, muchas empresas pueden encontrarse en riesgo de incumplimiento sin siquiera saberlo. Debido a que el agente registrado generalmente solo necesita una dirección física en el estado, muchos propietarios de negocios simplemente enumeran la dirección de su empresa en el registro estatal. En circunstancias “normales”, este puede ser un arreglo adecuado. Después de todo, antes de COVID-19, ¿dónde más estarían durante el horario comercial habitual?

Ahora, con la gran mayoría de empleados no esenciales (y dueños de negocios) trabajando desde casa, esto crea una brecha clara. Los lugares físicos de negocios que antes contaban con personal completo durante el horario comercial habitual están prácticamente vacíos. Y, sin nadie disponible para recibir el servicio de proceso, las posibilidades de que se pierda una entrega aumentan enormemente.

Nuevamente, recuerde que el agente registrado no recibe ni maneja el correo de rutina. Nombrar a un agente registrado que no cumpla con sus obligaciones legales puede tener consecuencias costosas para la empresa. La falta de un documento legal urgente puede resultar en acciones legales contra su empresa sin su conocimiento. Un tribunal puede dictaminar una sentencia en rebeldía. El estado puede disolver su negocio siguiendo un protocolo administrativo.

Identificar y cerrar posibles brechas de cumplimiento

Entonces, como propietario de un negocio, ¿cómo se cierra la brecha? Lo crea o no, la solución es bastante simple.

El primer paso es saber quiénes son sus agentes registrados actuales. Cada estado tiene una base de datos de búsqueda pública donde puede buscar su entidad comercial y su agente registrado. Si su empresa está registrada en varios estados, o si tiene varias entidades, asegúrese de repetir el proceso. Si su empresa mantiene alguna licencia profesional, asegúrese de comunicarse con las agencias y juntas de licencias relevantes. Es posible que se le haya solicitado que nombre a un agente registrado para obtener la licencia.

Los resultados de esta diligencia debida pueden sorprenderlo. A medida que su negocio evolucionó y creció, es posible que haya designado una combinación de agentes registrados, incluidos individuos, bufetes de abogados y empresas de servicios. Puede notar que ciertas direcciones están desactualizadas. ¡Incluso puede encontrar personas y proveedores que ya no están asociados con su empresa!

Asegúrese de que todo el papeleo esté actualizado

Una vez que sepa quiénes son sus agentes registrados, es hora de actuar. En todos los estados, las empresas deben mantener un agente registrado actual. Esto significa que es posible que deba presentar la documentación ante el secretario de estado para actualizar el agente registrado de su empresa. No olvide, durante el COVID-19, incluso si su dirección comercial correcta figura en el registro estatal, es posible que deba presentar un cambio para ayudar a garantizar que aún reciba avisos legales y gubernamentales críticos.

Si su empresa consta de varias entidades, se registra en varios estados o funciona de forma remota, considere la posibilidad de nombrar una empresa de servicios de agente registrado. Incluso durante estos tiempos sin precedentes, las empresas de agentes registrados cuentan con personal y están disponibles para recibir entregas en nombre de su empresa. La elección de un agente proveedor registrado a nivel nacional lo ayuda a cumplir con los requisitos en cualquier lugar donde su negocio crezca. Además, el uso de un agente registrado para todas sus necesidades simplifica la gestión de proveedores y las cuentas por pagar.

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Si opta por mantener su lugar de trabajo en la lista del registro estatal, asegúrese de que cualquier persona en el lugar comprenda la importancia de su función. Esto puede implicar la implementación de capacitación y procesos para los empleados que podrían entrar en contacto con los servidores de procesos. Cada persona debe saber por qué estos documentos se entregan en su lugar de trabajo. Deberían poder comunicarse con usted, su asesor legal o las partes apropiadas en cualquier momento. Y deberían tener las herramientas para reenviarle los documentos.

De forma continua, revise sus agentes registrados y otras responsabilidades de cumplimiento en curso. A medida que su negocio crezca y se expanda a otros estados, asegúrese de que su agente registrado cumpla con los requisitos en esos lugares. Y, como cualquier otra estrategia, realice ajustes si encuentra que su enfoque actual es demasiado costoso o arriesgado.

La preparación es clave

Ningún dueño de negocio quiere lidiar con una demanda. En caso de que ocurra, la preparación adecuada es clave y todo comienza con el agente registrado de la empresa. En general, el proceso de investigación de los agentes registrados de su empresa y la presentación para actualizar los registros públicos puede llevar solo unas pocas horas, y la ventaja es enorme.

Al pasar por este proceso, identifica y cierra posibles brechas de cumplimiento. Aún más, puede estar tranquilo sabiendo que tiene una red de proveedores e individuos responsables como agente registrado de su empresa. Y, durante COVID-19, la tranquilidad es algo que todos podríamos usar ahora mismo.

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Sobre el Autor

Post por: James Gilmer

James Gilmer es un especialista en cumplimiento en Harbour Compliance, un proveedor líder de soluciones de cumplimiento para empresas de todos los tipos y tamaños. Fundada por un equipo de especialistas en licencias gubernamentales y pioneros en tecnología, Harbour Compliance ha ayudado a más de 25,000 organizaciones a solicitar, asegurar y mantener licencias en todas las industrias. A James le apasiona ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a aprovechar el cumplimiento para mejorar sus actividades de recaudación de fondos y programas, y educar al sector sobre los problemas de cumplimiento. James también es cofundador de Berks Sinfonietta, Inc., una orquesta de cámara sin fines de lucro ubicada en Reading, Pennsylvania.

Compañía: Cumplimiento del puerto
Sitio web: www.harborcompliance.com
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