Si es como la mayoría de las personas, la cantidad de tiempo que dedica a las teleconferencias se ha disparado en los últimos meses. También lo ha hecho la cantidad de tiempo que dedica a escribir correos electrónicos. Duraznos en venta. Propuestas. Mensajes de Slack / Teams / Flock.

Comunicarse de manera efectiva por escrito no solo es más necesario, es incluso más importante, ya que a menudo sirve como un historial y un registro central virtualmente (juego de palabras) para ideas, proyectos, líneas de tiempo, responsabilidad, etc.

Lo cual es un problema, ya que la mayoría de la gente no se considera buenos escritores.

Si ese es usted, si no se considera un buen escritor, probablemente esté obsesionado con el estilo y el oficio de escribir. Preocúpese demasiado por cómo escribe y es extremadamente difícil escribir bien.

Pero en la comunicación empresarial, la artesanía y el estilo son irrelevantes. Lo que importa son los resultados. Escribir es solo una buena escritura cuando se hacen las cosas.

¿Necesitas escribir un correo electrónico importante? Hacer esto:

1. “¿Tengo siempre un objetivo claro?”

¿Suena obvio? No es; Piense en cuántas veces lee un correo electrónico y piensa: “Está bien … pero ¿qué se supone que debo hacer con eso?”

Quizás quieras instruir. O vender. O convencer. O informar. O construye una relación. Sea lo que sea, quieres algo. (Si no lo hace, ¿por qué está escribiendo?)

Decide exactamente lo que esperas lograr. Eso impulsa todo.

2. “¿Puedo resumir siempre en varios puntos?”

Olvídese de frases y párrafos completos. Divide tu objetivo en viñetas.

¿Anunciando un nuevo proceso? Anote las dos o tres razones principales, junto con dos o tres beneficios principales resultantes.

3. “¿Siempre elijo la estructura correcta?”

Su primera oración debe proporcionar un objetivo y una explicación claros. “La semana pasada nos perdimos cuatro fechas de envío de clientes. A partir de este martes 25 de agosto, implementaremos los siguientes cambios en nuestro proceso de cumplimiento”.

¿En cuanto al resto del formato del correo electrónico? Hablando en términos generales, use listas (viñetas o números) cuando tenga puntos discretos que hacer. (El uso hace que el proceso de escritura sea mucho más fácil).

Solo tenga en cuenta que las listas parecen impersonales; si su objetivo es agradecer, mostrar agradecimiento o felicitar al lector, omita las listas. Nadie quiere leer las diez razones principales por las que su discurso fue increíble.

Y no fuerces una lista. Si cada punto no puede sostenerse al menos en parte por sí solo sin una explicación extensa, sus balas no son lo suficientemente ajustadas.

De lo contrario, haz listas de tus amigos. Las listas facilitan mucho el proceso de redacción y hacen que sus puntos principales sean más memorables.

Y hacen que los correos electrónicos, especialmente los largos, sean mucho más “escaneables” y más fáciles de digerir.

4. “¿Utilizo siempre palabras breves y sencillas?”

Tu objetivo es ser entendido, no presumir.

Utilice “comprar” en lugar de “adquirir”. “Planificar” en lugar de “formular”. “Pequeño” en lugar de “marginal”. “Pagar” en lugar de “remunerar”.

5. “¿Siempre utilizo verbos activos?”

Comienzo. Detener. Cambio. Revisar. Rechazar. Cualquiera que sea su objetivo, es hacer algo importante.

Lo que significa que cuanto más fuerte sea el verbo, mejor.

6. “¿Siempre elimino los clasificados?”

Frases como “Yo pienso”, “Yo siento” y “Me pregunto” … son calificativos. En lugar de decir audazmente: “Necesitamos aumentar los salarios por hora”, decir “Creo que debemos aumentar los salarios por hora”, le da una salida.

La buena escritura toma posición. Si decide que los salarios deben aumentar, dígalo. Si decide que un proceso debe cambiar, dígalo.

Si no está seguro y espera iniciar una discusión, diga “Creo”. De lo contrario, diga lo que quiere o planea hacer.

7. “¿Elimino algo que se sienta como 'estilo'?”

¿Piensas en escribir como parte de tu marca personal? Bien, pero tenga en cuenta que su estilo personal no es su estilo personal si tiene que pensar en ello.

En cambio, escribe como hablas.

Solo que sin el “me gusta” y “¿no?” y sabes.”

8. “¿Siempre corto?”

Los borradores son naturalmente prolijos. Así que ahora vuelve y empieza a cortar. Edite para que todo lo que quede sean sustantivos claros, verbos activos y oraciones cortas y ajustadas.

Y asegúrese de no dirigir el correo electrónico con un contexto excesivo. Si su objetivo es anunciar que ciertos empleados continuarán trabajando de forma remota hasta fin de año, no incluya una breve historia de Covid-19 y sus efectos en su negocio, su industria y el lugar de trabajo en general.

Tus empleados saben todo eso. (Muy bien). Lo que quieren saber es qué, cuándo y cómo.

9. “¿Me aseguro siempre de que el objetivo esté perfectamente claro?”

Si te cuesta escribir un correo electrónico en particular, podrías asumir que eso significa que no eres un buen escritor.

No Luchar por encontrar las palabras adecuadas no es una señal de que no sabes cómo decir algo. Luchar por encontrar las palabras adecuadas significa que no ha descubierto lo que quiere decir.

Una vez que sepa lo que quiere decir, todo lo que tiene que hacer es decirlo.

Si el lector no puede decir fácilmente lo que quiere: tomar una decisión, realizar ciertas acciones, responder en un momento determinado o simplemente sentirse felicitado o apreciado, entonces fracasó.

Así que no presione “enviar” hasta que esté seguro de haber hecho ese punto: simple, clara y concisa.

Porque la única medida de buena escritura es que hace las cosas.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son las suyas propias, no las de Inc.com.

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