Cuando inicia un negocio, tiende a conocer a todos en la oficina. Como tal, puede darte la sensación de que puedes confiar en todos. Pero las pequeñas y medianas empresas representan el 68 por ciento del robo de empleados, según Hiscox, una compañía de seguros.

¿Qué pasaría si hubiera una manera fácil de reducir su exposición? ¿Y si ya tuviera este sistema en funcionamiento, pero simplemente no lo aprovechara?

Sí. Envíe a sus empleados de vacaciones. Este es el por qué.

Envíe a las personas a unas verdaderas vacaciones: sin computadoras portátiles, sin teléfonos, sin iniciar sesión, durante dos semanas. La Corporación Federal de Seguros de Depósitos tiene una antigua recomendación de que los bancos tengan una política de vacaciones de dos semanas consecutivas:

“Este control básico ha demostrado ser una salvaguarda interna efectiva para prevenir el fraude. Además, dicha política se considera un beneficio para el bienestar de los empleados y puede ser una ayuda valiosa para el programa general de capacitación de la institución”.

Claramente, esta política ayuda a prevenir el fraude en los bancos, dice la FDIC. La malversación de fondos, dice la agencia, generalmente requiere atención constante. Hacer que alguien más reemplace a un empleado cuando él o ella está fuera de la oficina puede ayudarlo a descubrir cosas que pueden estar mal.

Hacer esto requiere planificación y capacitación. Para que alguien esté fuera de la oficina durante dos semanas, necesita que alguien más intervenga y haga su trabajo. Esto significa entrenamiento cruzado. Hay beneficios adicionales además de la prevención del fraude: su negocio estará mejor equipado para manejar una terminación inesperada, enfermedad o crisis que requiere que varias personas trabajen juntas.

Si bien puede parecer que no vale la pena cruzar el tren y enviar a las personas fuera de la oficina durante una o dos semanas, comprenda que el fraude y la malversación son costosos. Hiscox dice que el robo promedio llega a $ 357,650.

Normalmente, los estadounidenses no tienen mucho tiempo de vacaciones en comparación con sus homólogos europeos, e incluso con menos vacaciones, todavía no lo aprovechan todo. La pandemia ha empeorado aún más esta situación: no hay lugar a donde ir y no hay mucho que pueda hacer de manera segura. Y así, sus empleados pueden verse tentados a no tomarse vacaciones.

Si está en una industria esencial, puede estar tan abrumado que nadie tiene tiempo para despegar. Si está en un negocio que tiene problemas, nadie quiere irse de vacaciones y hacer que otros piensen que no son necesarios.

Todavía debe alentar a todos a tomarse unas vacaciones.

Dos semanas consecutivas de descanso pueden no funcionar para todas las empresas, pero definitivamente debe alentar, o tal vez requerir, al menos una semana de vacaciones sin contacto cada año. (La FDIC admite que incluso eso no es práctico para todos los bancos, pero aún así lo recomiendan tanto como sea posible).

Incluso si su negocio no tiene nada que ver con la banca, todavía tiene muchas personas que manejan dinero. Esta es una manera fácil de prevenir y detectar el fraude. Además, tiene el beneficio adicional de darles a sus empleados la oportunidad de desconectarse y no preocuparse por el trabajo. Eso es algo que todos necesitamos.

No quiere que un empleado malverse, ya le da vacaciones como un beneficio. Asegúrese de que su personal (¡y usted!) Lo tome.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Inc.com son propias, no las de Inc.com.

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