A medida que más y más organizaciones han pasado de una fuerza laboral en persona a una distribuida, muchas han buscado nuevas herramientas que permitan a los empleados comunicarse, colaborar y seguir siendo productivos mientras están físicamente distantes. Cuando la pandemia de Covid-19 se desarrolló por primera vez, muchas compañías adoptaron un enfoque de “más es mejor” para la adopción de tecnología remotamente amigable, adoptando una mezcolanza de herramientas casi de la noche a la mañana.

Hay varios problemas asociados con un enfoque de “más es mejor”, especialmente cuando se trata de trabajo distribuido. A medida que se agregan más herramientas desconectadas a su caja de herramientas, la deuda de tecnología aumenta y los equipos pierden claridad en términos de dónde vive la información importante y qué tecnologías albergan qué tipos de información.

Ahora es el momento de pensar detenidamente sobre qué herramientas ayudarán a sus equipos a colaborar eficazmente cuando estén físicamente distantes. Aquí hay tres preguntas que debe hacer antes de invertir en una herramienta de trabajo remota.

1. ¿Es compatible con la comunicación asincrónica?

Sahar Yousef, un neurocientífico cognitivo capacitado en UC Berkeley, me contó sobre los mayores escollos que enfrentan los equipos de trabajo recientemente distribuidos. Ella me dijo que el mayor desafío asociado con el trabajo distribuido es confiar demasiado en la comunicación sincrónica.

Ella dice que los equipos distribuidos más efectivos dependen predominantemente de la comunicación asincrónica. Si bien las plataformas de comunicación síncronas o en tiempo real como Slack son valiosas, su equipo distribuido debe confiar principalmente en la comunicación asíncrona.

Cuando esté evaluando herramientas de trabajo remoto, pregúntese: ¿tienen funciones de notificación o “no molestar” que permitan a los miembros de su equipo mantener el flujo y el trabajo profundo sin perder el ritmo? ¿Soportan búsquedas de alta calidad para que los miembros de su equipo puedan descubrir y acceder a importantes hilos de comunicación? ¿Minimizan la comunicación de ida y vuelta al admitir características como actualizaciones de estado y seguimiento de prioridad?

2. ¿Es compatible con el trabajo multifuncional?

Los equipos varían en la cantidad de trabajo multifuncional en el que participan. Algunos equipos trabajan en un silo y pueden sobrevivir con herramientas que están hechas a medida teniendo en cuenta las preferencias y estilos de trabajo de su equipo. Pero, lo más probable es que su equipo trabaje de manera cruzada con otros equipos.

Considere cuidadosamente si las posibles herramientas son propicias para trabajar con otros equipos. ¿Las herramientas prospectivas admiten múltiples estilos de trabajo? ¿Soportan múltiples casos de uso?

Además, considere si la herramienta será adoptada tanto por ingenieros como por vendedores. Los ingenieros y los vendedores suelen ser dos de los grupos más vocales y distintos de una organización. Si ha encontrado una herramienta de trabajo distribuida que ambos grupos adoptan, es probable que haya encontrado una herramienta que generará un ROI positivo y no se relegará a una línea de pedido dentro de un presupuesto de tecnología ya extendido.

3. ¿Qué integraciones admite?

Un obstáculo importante asociado con la dependencia de la tecnología en el lugar de trabajo es el cambio de contexto. Cuando se trabaja de forma remota, es fácil sucumbir a un aluvión de notificaciones. Cada notificación afecta nuestra productividad. La investigación realizada por colegas de la Universidad de Loughborough encontró que el 70 por ciento de todos los correos electrónicos recibidos se abren dentro de los seis segundos posteriores a su recepción.

Cada vez que sucumbimos a un correo electrónico u otra notificación, necesitamos reorientarnos a lo que estábamos haciendo antes de ser interrumpidos. Perdemos el contexto de lo que estábamos trabajando. La investigación ha demostrado que lleva un promedio de 64 segundos reorientarnos y reanudar el trabajo en la tarea original. Estos segundos se suman rápidamente y te impiden hacer tu mejor trabajo.

Una de las formas más efectivas para limitar el cambio de contexto es invertir en herramientas de trabajo remotas que admitan una amplia gama de integraciones. Si sus equipos confían en Slack, Google Drive o Dropbox para colaborar, debe priorizar las herramientas de trabajo remotas que se integran perfectamente con estas plataformas de misión crítica.

Tener las herramientas adecuadas para impulsar su fuerza de trabajo distribuida es clave para el éxito. Pero no subestimes el aspecto humano de la implementación de la tecnología. La implementación de cualquier herramienta valiosa requiere la gestión del cambio. Vale la pena el esfuerzo de invertir en establecer normas, documentar las mejores prácticas y el aprendizaje y el desarrollo. Solicite asistencia a posibles proveedores de tecnología. Los mejores proveedores lo apoyarán con los recursos necesarios para preparar a sus equipos para el éxito.

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