Por James Gilmer

En un mundo digital, su pequeña empresa puede estar sirviendo a clientes y mercados en estados vecinos y más allá. Si bien este crecimiento puede ser estimulante, no permita que requisitos legales adicionales le quiten el aliento.

Cada estado tiene diferentes reglas para registrar su LLC o corporación para “hacer negocios”. El incumplimiento puede resultar en sanciones impuestas por el estado, oportunidades perdidas y mala publicidad. Por otro lado, conocer los requisitos con anticipación puede resultar en una mejor preparación para las oportunidades e incluso en la rentabilidad.

¿Cuáles son los requisitos en otros estados?

Lo primero que debe saber al hacer negocios en un nuevo estado es que los requisitos serán diferentes de los de su estado de origen. Si bien los detalles varían de estado a estado, la mayoría de los estados comparten algunos requisitos comunes, que incluyen:

  • Registro de la entidad legal con el funcionario de las corporaciones estatales, generalmente el Secretario de Estado
  • Nombramiento de un agente registrado para el servicio del proceso.
  • Reglas y restricciones con respecto al nombre legal y el propósito de la entidad
  • Informes anuales o bienales para mantenerse al día

La diferencia más sustancial al registrarse en un nuevo estado es que su entidad será considerada “extranjera”, lo que significa “fuera del estado”. Su empresa solo puede tener un estado de origen o domicilio, que es el estado donde incorporó o formó su LLC.

El proceso de registro de la entidad jurídica se conoce como “calificación extranjera”. Como parte de ese proceso, está solicitando autorización para realizar transacciones comerciales en una jurisdicción extranjera. En lugar de presentar artículos de incorporación u organización, presentará una solicitud de certificado de autoridad. Con esa solicitud, designará un agente registrado con una dirección en ese estado, presentará prueba de buena reputación de su domicilio y pagará una tarifa de presentación.

A modo de calificación extranjera, todavía tiene una entidad legal, pero se habrá registrado con éxito para hacer negocios en otro estado.

La calificación extranjera se lleva a cabo por separado en cada estado donde planea hacer negocios. Si su LLC o corporación planea hacer negocios en varios estados, eso significa que debe estar preparado para designar a un agente registrado, presentar las solicitudes de autoridad requeridas y mantener una buena reputación al rastrear y presentar informes anuales estatales de manera continua. Dependiendo de su negocio, puede tener obligaciones adicionales para:

  • Regístrese y pague impuestos estatales, como ingresos de corporaciones, ventas y nóminas
  • Solicite y mantenga licencias y permisos, dependiendo de su industria, ubicación y actividades.

Debido a que estos requisitos adicionales pueden ser complejos, se alienta a los dueños de negocios a investigar sus actividades específicas antes de registrarse y utilizar el asesoramiento de un asesor legal siempre que sea posible.

¿Cuándo necesito registrarme en un nuevo estado?

Saber si se requiere el registro en un nuevo estado y cuándo debería suceder, son piezas críticas de información para cualquier propietario de una pequeña empresa. Después de todo, el registro estatal puede ser costoso, lento y agotar los recursos internos. Los propietarios de negocios inteligentes se registrarán de manera proactiva, pero solo lo harán cuando sea absolutamente necesario.

Lo primero que debe saber es que “hacer negocios” es un concepto poco definido. La mayoría de los estados proporcionan una lista de lo que no constituye hacer negocios, y deja decidir qué constituye “hacer negocios” para cada empresa (y, en ocasiones, los tribunales).

Históricamente, sin embargo, “hacer negocios” ha sido más o menos equivalente a tener una presencia continua en un estado determinado. Los ejemplos pueden incluir el mantenimiento de una oficina o almacén, tener empleados y realizar un comercio interestatal regular.

El tema de los impuestos también surge, particularmente a raíz de Dakota del Sur v. Wayfair, lo que puede resultar en el registro de impuestos a las ventas y las obligaciones de informes para las empresas de otros estados con un número considerable de transacciones y ventas en el estado. Los umbrales establecidos en Wayfair varían según el estado. Las empresas en línea deben tener especial cuidado de cumplir con los requisitos adicionales desencadenados por esta decisión.

El registro en un nuevo estado generalmente debe realizarse antes de realizar transacciones comerciales, o puede enfrentar sanciones y consecuencias. Las autoridades estatales de impuestos y corporaciones pueden hacer cumplir los pagos atrasados ​​y los impuestos de franquicia adicionales al momento de solicitar un certificado de autoridad. En algunos estados, estas tarifas pueden ascender rápidamente a cientos o miles de dólares.

Las compañías no registradas que quedan atrapadas, como a través de una queja del consumidor o una intervención del gobierno, pueden enfrentar sanciones civiles e incluso penales y la pérdida de acceso a los tribunales. Esto también duele doblemente con sus clientes. ¡Puedes imaginar el impacto que esto podría tener tanto en tu reputación como en tu capacidad para recibir un pago!

En casos de incertidumbre, es mejor contactar a su abogado o asesor legal para interpretar cómo se aplican a usted las leyes de un estado determinado. Hacerlo antes de ampliar sus operaciones lo ayudará a adelantarse a cualquier consecuencia adversa.

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Estrategias para cumplir con los requisitos estatales

No existe una estrategia única para todos los negocios. Sin embargo, independientemente de su modelo, puede aplicar un enfoque de plan-hacer-verificar-actuar cuando se expanda a cualquier estado nuevo.

Plan: Comience mirando su alcance actual de actividades. ¿Estás haciendo negocios en algún lugar donde no te hayas registrado correctamente? Luego evalúe el horizonte general de su negocio. En los próximos 12 a 18 meses, ¿cuál es su estrategia de crecimiento? ¿En qué mercados planeas entrar? En ambos escenarios, planee cerrar cualquier brecha en su cumplimiento para mantenerse a la vanguardia de las próximas oportunidades. Debido a que algunas agencias estatales pueden tomar semanas o meses para aprobar sus registros, será necesaria una perspectiva más larga.

Hacer: Pocas pequeñas empresas tienen los recursos internos para investigar y buscar el registro en nuevos estados de manera eficiente. Aquellos que lo hagan deben tener registros centralizados, responsabilidades clave definidas y mecanismos para rastrear las renovaciones y la supervisión ejecutiva. Las empresas que no tienen la capacidad (o el deseo) de manejar la investigación y el papeleo fuera de su estado de origen tienen la opción de aprovechar los servicios de archivo externo y el software para rastrear sus requisitos. En todos los casos, ¡tome medidas de manera proactiva!

Cheque: Una vez que se haya expandido y registrado donde lo necesite, vuelva a analizar las brechas originales. ¿Has tomado los pasos necesarios para abordar los problemas existentes? ¿Estás preparado para las oportunidades en tu pronóstico? ¡Recuerde, sus clientes y proveedores pueden necesitar prueba de su registro estatal antes de firmar un acuerdo o pagarle!

Actuar: Con cualquier estrategia sólida, realice los ajustes necesarios, incluidos los sistemas de soporte interno o los proveedores externos que haya contratado para cumplir con los requisitos. A medida que cambian sus oportunidades y prioridades comerciales, asegúrese de que su enfoque de cumplimiento sea proactivo y se mueva en conjunto.

Ampliar su negocio a nuevos mercados y estados significa crecimiento y oportunidades. No permita que las obligaciones de cumplimiento lo retrasen. Cumplir requiere una comprensión y un compromiso de arriba a abajo, pero al unir las responsabilidades de cumplimiento con los objetivos de desarrollo empresarial dará como resultado una respuesta más ágil a las oportunidades y la rentabilidad. ¿Que estas esperando?

Descargo de responsabilidad: Harbor Compliance no proporciona asesoramiento fiscal, financiero o legal. El uso de nuestros servicios no crea una relación abogado-cliente. Harbor Compliance no está actuando como su abogado y no revisa la información que nos proporciona para obtener precisión o suficiencia legal.

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Sobre el Autor

Post por: James Gilmer

James Gilmer es especialista en cumplimiento en Harbor Compliance, un proveedor líder de soluciones de cumplimiento para empresas de todo tipo y tamaño. Fundado por un equipo de especialistas en licencias gubernamentales y pioneros en tecnología, Harbor Compliance ha ayudado a más de 25,000 organizaciones a solicitar, asegurar y mantener licencias en todas las industrias. A James le apasiona ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a aprovechar el cumplimiento para mejorar sus actividades de recaudación de fondos y programas y educar al sector sobre temas de cumplimiento. James también es cofundador de Berks Sinfonietta, Inc., una orquesta de cámara sin fines de lucro ubicada en Reading, Pennsylvania.

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