Por Kimberly Loocke, Eric Wall, Julia Riechert y Richard D. Harroch

A raíz de la pandemia de COVID-19 y los pedidos de refugio en el lugar, las empresas están considerando formas de ayudar a los empleados y otros trabajadores que están agobiados financieramente por la crisis. Una acción simple y favorable a los impuestos es realizar pagos de asistencia de socorro en casos de desastre según la Sección 139 del Código de Rentas Internas.

Según la Sección 139, los pagos por gastos personales, familiares, de vida o funerarios incurridos como resultado de la pandemia de COVID-19 están exentos de impuestos para los destinatarios individuales y los gastos deducibles de impuestos para el negocio. Los pagos están libres de requisitos de informes del IRS y se puede adoptar rápidamente un plan con un gasto mínimo.

Las empresas grandes y pequeñas pueden aprovechar este tratamiento fiscal favorable para ayudar a sus trabajadores durante estos tiempos difíciles. Con una planificación cuidadosa, incluso las empresas que han tenido que reducir los salarios o adoptar licencias pueden implementar dicho plan de asistencia financiera para ayudar a sus trabajadores más afectados por la pandemia de COVID-19.

Los pagos de la Sección 139 son altamente favorables a los impuestos

Los pagos de la Sección 139 están excluidos de los ingresos brutos federales del destinatario y no se tratan de otra manera como compensación o ingresos del trabajo por cuenta propia, y son deducibles por el negocio para fines de impuestos federales sobre la renta (excepto en la medida en que los individuos que trabajan por cuenta propia y otros propietarios-empleados reciben un beneficio como receptor de un pago calificado de ayuda por desastre).

La Sección 139 puede cubrir una amplia variedad de gastos

Los pagos calificados de ayuda por desastre incluyen cualquier cantidad pagada o en beneficio de un individuo para reembolsar o pagar la vida personal, familiar y razonable y necesaria. o gastos funerarios incurridos como resultado de un desastre calificado. Los pagos que califican pueden estructurarse como un reembolso de los gastos reales incurridos por el destinatario o como pagos que la empresa determina que son proporcionales a los gastos razonables y necesarios incurridos por el destinatario.

No hay límite de dólares en los pagos que califican, pero no pueden (1) hacerse para artículos o servicios no esenciales, de lujo o decorativos; (2) realizado para gastos que de otra manera son compensados ​​por el seguro u otras fuentes; o (3) destinado a reemplazar salarios o ingresos perdidos.

Los pagos de la Sección 139 tienen bajos requisitos administrativos y de cumplimiento

No se requiere que los pagos realizados de conformidad con la Sección 139 se informen en un Formulario W-2 o Formulario 1099. Estos pagos no están sujetos a ningún salario federal u otras obligaciones de retención de impuestos sobre el empleo. Las empresas deben comunicarse con sus asesores fiscales para confirmar cualquier impuesto estatal y obligaciones de retención.

No se requiere un plan o política formal para regir los pagos de la Sección 139 y no se requiere que una empresa obtenga una prueba de los gastos reales incurridos por los destinatarios, siempre y cuando la empresa espere razonablemente que las cantidades sean proporcionales a las cantidades de los gastos razonables no reembolsados ​​del individuo. y los gastos necesarios incurridos como resultado de la pandemia de COVID-19.

Sin embargo, recomendamos adoptar un plan que describa los parámetros y los requisitos de elegibilidad para pagos bajo el plan. Las mejores prácticas también incluyen obtener una declaración afirmativa del destinatario de que los fondos recibidos son necesarios para los gastos asociados con COVID-19 y que dichos gastos no serán reembolsados ​​por el seguro.

Ejemplo de plan de asistencia financiera para empleados

Se puede utilizar una variedad de enfoques diferentes para proporcionar asistencia financiera con ventajas impositivas. Aquí hay una muestra del Plan de Asistencia Financiera para Empleados para una política que proporciona reembolsos por gastos documentados de COVID-19. Este ejemplo incluye las prácticas recomendadas descritas anteriormente y debe adaptarse a la situación particular de su empresa:

Política de reembolso de COVID-19

Esta política temporal establece pautas para los reembolsos de la Compañía de los gastos de los empleados incurridos debido a la pandemia COVID-19 de acuerdo con la Sección 139 del Código de Rentas Internas. Sujeto a las condiciones a continuación, todos los empleados de la Compañía que hayan incurrido en Gastos cubiertos razonables y necesarios dentro del Período cubierto como resultado de la pandemia COVID-19 pueden recibir reembolsos de dichos gastos de hasta $ ____ por empleado.

Gastos cubiertos Los “Gastos cubiertos” son gastos que son razonables y necesarios gastos personales, familiares, de vida o funerarios incurridos como resultado directo de la pandemia COVID-19, reembolso para el cual califican como pagos calificados de ayuda por desastre bajo la Sección 139 del Código de Rentas Internas, y que no están compensados ​​por el seguro o de otra manera. La Compañía no reembolsará los costos de artículos o servicios no esenciales, de lujo o decorativos, ni realizará pagos que la Compañía considere como reemplazo de salarios perdidos, licencia por enfermedad u otros ingresos. Los ejemplos de gastos resultantes de la pandemia de COVID-19 que la Compañía considerará para el reembolso incluyen:

  • Gastos médicos no compensados ​​por el seguro incurrido como resultado de un diagnóstico de COVID-19 o sospecha de infección por COVID-19
  • Gastos de salud preventivos, incluidos desinfectantes para manos, mascarillas, guantes y productos de limpieza desinfectantes.
  • Aumento de los costos relacionados con el teletrabajo debido a la pandemia de COVID-19, incluidos los gastos iniciales y continuos de la oficina en el hogar, que no son reembolsados ​​ni cubiertos por la Compañía
  • Aumento de los costos de viaje y viaje incurridos como resultado de la necesidad de usar arreglos alternativos de viaje y viaje debido a la pandemia de COVID-19
  • Aumento de los costos de cuidado de niños y gastos educativos para miembros de la familia inmediata debido a la pandemia de COVID-19

Procedimientos de reembolso. Las solicitudes de reembolso deben enviarse a ___________________ dentro de los 60 días posteriores a la fecha en que se incurrieron, junto con la documentación de respaldo apropiada (por ejemplo, una copia de los recibos y una lista detallada detallada de los gastos incurridos) y una certificación de que los gastos fueron razonables y necesarios. resultado de la pandemia de COVID-19 y se solicitan de conformidad con las condiciones de esta política. No se reembolsarán los gastos por artículos o servicios que la Compañía considere a su discreción como no esenciales, lujosos o decorativos, o que no se incurran como resultado de la pandemia de COVID-19. La Compañía determinará si reembolsará los gastos presentados a su exclusivo criterio. El empleado debe devolver a la Compañía cualquier monto recibido que exceda los gastos comprobados dentro de los 60 días a partir de la fecha de reembolso.

Detalles del pago. Los pagos de reembolso se realizarán como parte de la nómina programada regularmente de la Compañía después de recibir la documentación requerida y completar el proceso de aprobación de la Compañía. La Compañía tiene la intención de tratar los reembolsos calificados como no gravables para fines de impuestos federales sobre el empleo y la renta según la Sección 139 del Código de Rentas Internas, y los reembolsos no se tratarán como compensación a los fines de otros programas de beneficios e incentivos de la Compañía.

Período cubierto. El “Período cubierto” para esta política es el 13 de marzo de 2020, hasta la fecha en que la pandemia COVID-19 ya no se considera un desastre declarado federalmente o cuando la Compañía termina la política, a su exclusivo criterio. La Compañía se reserva el derecho de modificar o cancelar esta política en cualquier momento.

Reembolso de COVID-19

Certificación de gastos de empleados

Nombre de empleado: _____________________________________________

Cantidad de reembolso solicitada: ________________________________

Documentación de gastos adjunta:  SÍ

Certifico que el monto del reembolso solicitado corresponde a los gastos razonables y necesarios en los que incurrí yo o mi familia inmediata a partir del 13 de marzo de 2020, como resultado directo de la pandemia de COVID-19 y se solicita de buena fe de conformidad con el COVID de la Compañía -19 Política de reembolso. También certifico que el monto de reembolso solicitado no tiene la intención de compensar la pérdida de salarios, licencia por enfermedad o ingresos, y no recibí ni recibiré reembolso o pago de ninguna otra fuente por los gastos reclamados.

Firma: ____________________________________

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Sobre los autores:

Kimberly Loocke es un abogado fiscal experimentado en la oficina de San Francisco de Orrick, Herrington & Sutcliffe. Kimberly enfoca su práctica en los aspectos impositivos de las transacciones corporativas e inmobiliarias, los impuestos sobre las ventas y el uso, así como la controversia fiscal y los asuntos operativos. Ella ha sido reconocida como Rising Star por Super Lawyers desde 2015-2019. Kimberly posee una licencia de Contador Público Certificado y trabajó como asociada tributaria senior para Deloitte Tax, LLP. Puede comunicarse con ella a través del sitio web de Orrick.

Eric Wall es socio en la oficina de San Francisco de Orrick, Herrington & Sutcliffe, y es miembro de su Grupo Fiscal. Su práctica abarca una amplia variedad de asuntos fiscales federales y estatales, incluidas fusiones y adquisiciones nacionales y transfronterizas, asuntos de compensación ejecutiva, asuntos de bienes raíces e impuestos de las entidades de transferencia. Puede ser contactado a través del sitio web de Orrick.

Julia Riechert es socio de derecho laboral y abogado litigante en la oficina de Silicon Valley de Orrick, Herrington & Sutcliffe. Ella ayuda a las empresas a navegar y resolver problemas desafiantes en el lugar de trabajo y tiene una amplia experiencia en litigar y derrotar reclamos de empleo. Puede comunicarse con ella a través del sitio web de Orrick.

Richard D. Harroch es director general y jefe global de fusiones y adquisiciones en VantagePoint Capital Partners, un fondo de capital de riesgo en el área de San Francisco. Se enfoca en internet, medios digitales y compañías de software, y fue el fundador de varias compañías de internet. Sus artículos han aparecido en línea en Forbes, Fortune, MSN, Yahoo, FoxBusiness y AllBusiness.com. Richard es autor de varios libros sobre startups y emprendimiento, así como coautor de Poker for Dummies y un libro superventas del Wall Street Journal sobre pequeñas empresas. Es coautor del libro de 1.500 páginas “Fusiones y adquisiciones de empresas privadas: análisis, formularios y acuerdos”, publicado por Bloomberg. También fue socio corporativo y de fusiones y adquisiciones en el bufete de abogados Orrick, con experiencia en nuevas empresas, fusiones y adquisiciones, y capital de riesgo. Ha participado en más de 200 transacciones de fusiones y adquisiciones y 250 financiaciones de inicio. Se le puede contactar a través de LinkedIn.

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